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Bedienungsfreundlich hoch drei

Sévérine Steffen Sévérine Steffen ist Geschäftsleiterin der Topal Solutions AG, Langenthal. Als Geschäftsleiterin setzt sie sich für eine faire, zuver­lässige Partnerschaft und eine transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Marktbegleitern ein. Severine.Steffen@topal.ch www.topal.ch

Das Kerngeschäft der Dynamic Solution AG ist die Konzeption und Realisation von bedürfnis­orientierten Lösungen für alle Endgeräte, die auf dem Internet basieren. Kurz: von der klassischen Webseite über datenbankbasierte Applikationen und e-Shops bis hin zu mobilen Apps. Dynamic Solution wurde 1996 gegründet. In den Anfängen fokussierte man sich auf die Realisation von dynamischen Webseiten. 2003 engagierten die Firmengründer mit Thomas Kocher einen Geschäftsführer, der sich in der Branche seit 1996 auskennt. Heute ist die Dynamic Solution AG ein fest verankertes Unternehmen mit dem Hauptstandort Lyss und einer Niederlassung in Bern-Liebefeld.

Die Ausgangslage

Urprünglich wurden alle Buchhaltungsbelege­ gesammelt und periodisch an die Tschanz Treuhand AG zur Verarbeitung und Erstellung der MWST-Abrechnung übergeben. Damit die beiden geschäftsführenden Partner, Thomas­ Kocher und Peter Wyss, dennoch einen Überblick zum Geschäftsgang und der aktuel­len Situation haben, führen Sie eine einfache Access-Datenbank, intern «Milchbüechli-Rechnung» genannt. Darin werden die 12 wichtigsten, resp. betriebsrelevanten Konti­ geführt und als Einnahmen resp. Ausgaben erfasst.

Im Zuge der Lehrlingsausbildung wurde die interne Buchführung wieder ein Thema. Die beiden Unternehmer wollten der lernenden Kauffrau, Kim Junker, die Möglichkeit bieten, die buchhalterischen Arbeiten auch in der Praxis zu erlernen. Da jedoch eine professionelle­ Buchhaltungssoftware eine Lernende im ersten Ausbildungsjahr überfordern würde, lernte Kim Junker zuerst die «Milchbüechli-Rechnung» kennen. Sie erfasste jeweils die Einnahmen und Ausgaben, was einen monatlichen Überblick zur Geschäftsentwicklung erlaubte und ihr gleichzeitig den logischen Einstieg in die Buchführung gab.

Die Herausforderung und Lösung

Nach dem ersten Lehrjahr hat Kim Junker die Buchführung in Topal Solutions von der Tschanz Treuhand AG übernommen. Hierbei unterstützten die Mandatsbetreuerin und die Sachbearbeiterin von Tschanz die Lernende sowohl bei der Anwendung von Topal wie auch in Fachfragen zur Buchführung. Bei der Dynamic Solution AG wurde ein Topal Client installiert, der via geschützte Verbindung auf die Datenbank bei Tschanz Treuhand zugreift. Mit diesem System kann die Mandatsbetreue­rin bei Tschanz jederzeit und gleichzeitig auf den Mandant von Dynamic Solution zugreifen. Damit kann sie einerseits die periodischen Kontroll- und Abstimmungsarbeiten vornehmen und andererseits die praktische Unterstützung von Frau Junker übernehmen. Auch eine allfällige Stellvertretung von Kim Junker ist damit gewährleistet.
 
Die lernende Kauffrau Profil E (2. Lehrjahr) meint denn auch zufrieden: «In der Schule lernen wir zwar in der Theorie, was eine Buchhaltung ist. Dennoch ist es etwas ganz anderes, mit einem professionellen Programm die Daten zu erfassen. Die Zusammenarbeit mit Tschanz Treuhand gibt mir die nötige Sicherheit.»

Thomas Kocher, geschäftsführender Partner, fügt hinzu: «Es ist uns wichtig, den Lernenden eine gute Grundausbildung zu bieten und ihnen das Verständnis für ein Unternehmen zu vermitteln. Ausserdem sollen sie Verantwortung übernehmen können. Mit diesem Ansatz haben wir sehr gute Erfahrungen gesammelt.»

Wenn ein Quartal fertig gebucht ist, kontrolliert die Tschanz Treuhand AG die Arbeiten, korrigiert bei Bedarf und erstellt die MWST-Abrechnung. Sigrun Görlich, Mandatsbetreue­rin bei der Tschanz Treuhand AG: «Da Frau Junker über den Topal Client direkt auf unserem Server bucht, habe ich jederzeit Einblick in die Buchhaltung und kann Frau Junker bei Bedarf unterstützen. Gleichzeitig habe ich eine grosse Flexibilität für treuhänderische Arbeiten, wie zum Beispiel die MWST-Abrechnung oder Jahresrechnung, da ich nicht zuerst auf die Datenlieferung des Kunden warten muss.»

Das Ergebnis

Kim Junker führt heute die täglichen Arbeiten in der Buchhaltung selbstständig. Mit diesem Modell ermöglicht Dynamic Solution ihren Lernenden den Praxisbezug in einem wichtigen Teil der kaufmännischen Ausbildung. Wenn Kim Junker die Ausbildung beendet hat, wird eine neue Lernende in den Betrieb eintreten. Dann kommt wieder die «Milchbüechli-Rechnung» zum Einsatz, damit der Einstieg und das Verständnis für die Buchhaltung leichter fallen. Während dieser Zeit übernimmt die Tschanz Treuhand AG die täglichen Buchungsarbeiten, bis die neue Lernende wieder soweit ist, um eine Buchhaltungssoftware anzuwenden.

Thomas Kocher schätzt insbesondere die Tatsache, dass sein Treuhänder auch gleich die Buchhaltungssoftware liefert und supportet. Somit haben sie einen einzigen Ansprechpartner und müssen nicht zwischen Buchhaltungs- und Anwenderfragen unterscheiden. Dass die Daten nicht in ihrem Hause sind, war nie ein Hinderungsgrund. Im Gegenteil. Der Zugriff auf den Server von Tschanz Treuhand bietet für Thomas Kocher nur Vorteile: «Als Internet-Dienstleister ist es für uns Alltag, dass Daten extern gelagert werden. Wir Vertrauen unseren Geschäftspartnern wie auch der Technik. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass auch Sicherheit seine Grenzen hat – sowohl in der Technik wie auch beim Menschen selbst.»

Tschanz Treuhand AG, Lyss
www.tschanz-treuhand.ch
Vertriebspartner Topal Solutions
 
Dynamic Solution AG, Lyss
www.dys.ch
Endanwender von Topal Solutions
 
Topal Solutions AG, Langenthal
www.topal.ch
Hersteller von Topal Solutions

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